Presentación
El avance de la informática y el adelanto tecnológico en los equipos de oficina, exigen que el profesional de Secretariado Ejecutivo cuente con una sólida formación en este campo. Para ello debe estar en constante proceso de aprendizaje y actualización de las nuevas técnicas que pueda aplicar en su trabajo.
Por otro lado en nuestro país, la evolución y complejidad de las organizaciones, generó en las empresas la necesidad de contar con profesionales altamente calificados, con dominio en técnicas de administración, manejo de paquetes informáticos para oficina y dominio básico de idiomas, entre otros, que le permitan cumplir con eficiencia las labores propias de Secretariado Ejecutivo.
El profesional en Secretariado Ejecutivo estará en condiciones de trabajar en grandes o pequeñas organizaciones; desempeñando variadas funciones.
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Perfil Profesional
Competencia General
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la recepción y manejo de la información en el desarrollo de las actividades secretariales, así como asistir a la dirección o gerencia de acuerdo a las normas de seguridad integral demostrando asertividad, proactividad, ética profesional y actitud de cambio en las organizaciones.
Capacidades Profesionales
Capacidades técnico transformadoras
- Redactar todos los documentos de las entidades en forma eficaz y eficientemente.
- Clasificar, ordenar, codificar y archivar documentos de diversa índole, obteniendo una mejor organización documentaria.
- Transcribir e interpretar dictados de acuerdo a técnicas establecidas con precisión y exactitud.
- Digitar con precisión y exactitud todo tipo de documentos.
- Manejar diversos programas de computación que ayudan a ejecutar el trabajo de la oficina con eficiencia y eficacia.
- Utilizar diversos equipos de oficina para optimizar el buen funcionamiento de la misma.
- Aplicar el manejo de la contabilidad básica y computarizada correctamente.
- Demostrar capacidad para el desarrollo de eventos y certámenes con diplomacia.
- Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la organización.
- Elaborar y traducir documentos en idioma extranjero con exactitud.
- Manejar adecuadamente los fondos económicos.
Capacidades de organización
- Poseer una visión general para organizar eventos sociales y culturales dentro y fuera de la institución.
- Diseñar, adecuar y operativizar el sistema de archivo manual y computarizado para lograr fluidez en el trabajo.
- Organizar y administrar la oficina de acuerdo a técnicas y criterios básicos establecidos.
- Evaluar el plan de trabajo de la oficina contrastando los resultados obtenidos con las metas y objetivos de la institución, proponiendo alternativas de solución.
- Organizar la agenda en coordinación con el jefe, concertando y confirmando citas.
- Organizar la correspondencia remitida y recibida de acuerdo a normas establecidas.
Capacidades de cooperación y comunicación
- Establecer comunicación efectiva en el desarrollo de su trabajo, empleando un lenguaje claro y conciso.
- Mantener buenas relaciones interpersonales dentro y fuera de la organización.
- Optimizar las relaciones públicas para mejorar la imagen organizacional.
- Demostrar fluidez comunicativa entre las organizaciones.
- Recepcionar y transferir información, estableciendo una eficiente comunicación.
Capacidades de contingencias
- Adaptarse a nuevas situaciones de trabajo, originadas como consecuencia de los cambios tecnológicos, organizativos, económicos y laborales que incidan en su actividad profesional.
- Tomar decisiones en situaciones de contingencia, dentro de su competencia.
- Representar a la empresa en las relaciones públicas e imagen institucional.
- Manejar adecuadamente los recursos de la organización en situaciones de austeridad.
Responsabilidad y autonomía
- La profesional de Secretariado Ejecutivo trabaja bajo la supervisión de su jefe inmediato superior de la organización.
- Es responsable de recepción y manejo de la información, el desarrollo de actividades secretariales y la asistencia institucional gerencial.
- Tiene autonomía en el manejo y aplicación de técnicas de atención al público, la organización del trabajo de la oficina, aplicar técnicas de archivo, la operación de equipos electrónicos e informáticos.
- Puede asistir en la verificación de las condiciones adecuadas de los ambientes y operatividad de los equipos utilizados en el ámbito laboral.
- Debe asistir en la determinación de estrategias administrativas, el establecimiento del sistema de control y seguridad de la información. La implementación de los cambios en los métodos de trabajo, los criterios para la organización de reuniones y eventos.
Módulos Profesionales
- Modulo 1: RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN
- Módulo 2: GESTIÓN DE ACTIVIDADES SECRETARIALES
- Módulo 3: ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA
